Контроль качества в цветочном магазине

Ведение цветочного бизнеса — процесс, сопровождающийся множеством «подводных камней», трудозатратный, как и любой бизнес. Ситуация усложняется характеристиками товара: хрупкость, сезонный спрос, никакой гарантии на срок годности цветов, а также «особыми» требованиями регуляторов и специфичными расходами.

Как не потерять контроль и не прогореть? Как не «нарваться» на штрафы и жалобы? Мы опросили наших экспертов — юристов, бухгалтеров и владельцев успешных флористических салонов — и постараемся ответить на самые животрепещущие вопросы.

«Предварительное планирование — шаг, на котором не стоит экономить ни сил, ни времени. Есть ребята, которые хотят буквально всего: и экзотику поставлять, и демпинг цен провести, и сотрудничать с дизайнерами и оформителями, и самим еще и доставку организовывать. В итоге магазин оказался на грани разорения», — рассказывает эксперт.

Поэтапный контроль

Для успешной деятельности проводить контроль нужно на каждом этапе — при закупке, доставке, хранении на складах, отгрузке в магазины и до момента доставки цветов клиентам. При планировании цветочного бизнеса нужно заранее продумать, кто и как будет осуществлять контроль на каждом этапе. Вот несколько советов, как это сделать эффективно:

1. Определите ответственного
   Так каждый сотрудник будет знать свою зону ответственности, что исключит желание оправдаться и свалить вину на другого. Если вы планируете вести бизнес самостоятельно и сами все контролировать, это не отменяет следующих пунктов.
2. Составьте чек-лист проверки на каждом этапе
   Заранее согласовать с поставщиком, изучить договора, обговорить условия доставки, сроки возврата. При доставке на склад определить правила упаковки и хранения, температурный режим, уровень влажности для каждого вида цветов и т.д. Так ответственным сотрудникам будет проще осуществлять контроль на местах.
3. Определите порядок действий
   Что делать, если поставщик прислал не те цветы, не в том количестве или плохого качества? Что предпринять, если цветок плохо упакован, не соблюден температурный режим, завелись вредители и т.д.? Где зафиксировать эту проблему? Когда у сотрудников есть план действий, они будут быстрее решать задачу, а не пытаться дозвониться до руководства.
4. Снабдите задействованные помещения и транспорт всем необходимым
   Цветочный магазин невозможен без холодильника или хорошей системы кондиционирования. Что выбрать – зависит от потребностей и возможностей. В принципе, если вы планируете продажу только срезанных цветов, на 23-27 м² достаточно будет сплит-системы, которая будет поддерживать необходимую температуру в 5-10 градусов, и тепловой завесы для препятствия прохождения воздушных масс с улицы. Если же вы хотите разнообразить ассортимент комнатными растениями, то необходимо приобрести фитолампы и позаботиться об обогреве помещения, а срезанные цветы разместить в отдельно оборудованной холодильной камере.

«Помните, что при осуществлении коммерческой деятельности требуется руководствоваться законодательством. Это касается и выбора помещения: по СанПин обязательны наличие пандусов, освещенность не менее 300 люксов, наличие вентиляции и т.д.» — поясняет юрист.

Не только контроль, но и анализ

Предприниматели, остающиеся не в курсе собственных дел, теряют прибыль, а впоследствии закрывают магазины. Сложность ведения флористического бизнеса заключается в больших объемах планирования: важно не только считать прибыль и расходы, но и минимизировать возможные издержки. Кроме того, большую роль играет то, вернется ли заказчик, ведь именно постоянные клиенты в будущем будут делать основную выручку. Кроме того, в таком высококонкурентном бизнесе всегда отлично работает сарафанное радио.

Чтобы минимизировать количество ошибок, продумайте, как вы будете контролировать «цифры».

«Бумага — это несерьезно. Самое примитивное, что можно сделать, чтобы упорядочить хаос — вести отчетность в таблицах Excel. Но если вы хотите вести действительно успешный бизнес, контролировать бизнес-процессы и сразу реагировать на проблемы, анализировать неудачи и делать выводы, тогда вам не обойтись без автоматизации,» — делится эксперт.

От ошибок не застрахован никто, но когда у вас есть возможность не только проконтролировать процесс, но и предупредить его возможное повторение, — это лучший вариант для любого бизнеса. Современные системы, такие как INSPIRO, предусматривают подробную аналитику, опираясь на которую вы сможете более детально разобраться в причинах.

Например, вы заметили, что в одном из магазинов в прошлом месяце упали продажи. Имея возможность проконтролировать всю цепочку процессов, вы почти наверняка сможете выяснить причину. Кроме того, вы видите остатки на складах и в каждом магазине, видите, когда сроки подходят к концу, и сможете оперативно отреагировать — устроить акцию, перевезти цветок в более проходимую точку и т.д.

Повышаем вовлеченность

Очень важно вовлекать сотрудников в процесс, чтобы каждый понимал, что и для чего делается. Если у флористов только процент с продаж, они могут продать букет, который завянет у клиента на следующий день, что приведет к удару по репутации магазина. Или сотрудники магазина могут наоборот продавать новую партию цветов посвежее, а предыдущую придется списать. Это ведет к значительным убыткам.

Каждому сотруднику необходимо понимать цели и принимать решения, исходя из этого. Чем четче будут описаны процессы для них, тем лучше. Не нужно думать, что каждый по умолчанию понимает, что нужно делать. Как правило, мало кто задумывается о последствиях своих решений для бизнеса, и почти всем нужна понятная инструкция.

Будьте внимательны при выборе флористов. Они будут взаимодействовать с покупателями и станут лицом магазина. И, конечно, от их работы, умения находить общий язык с клиентом и понимать его потребности, будет зависеть многое.

Резюмируя

Как видите, контролировать качество продукции в цветочном магазине — задача непростая. Однако планирование и применение современных решений значительно упрощают задачу.

Подключайте автоматизированные системы, которые предусматривают все нюансы работы флористического бизнеса. Если вы хотите узнать, как контролировать процессы с помощью INSPIRO, пишите нам — расскажем, как сделать цветочный бизнес не только приятным и прибыльным, но и простым в управлении.